Nous avons compris. Vous êtes occupé, ce qui signifie que l’enregistrement d’éléments tels que les décisions, les statuts et les étapes de gestion des tâches répétitives ne figure probablement pas en tête de votre liste de tâches.

Lorsque le caoutchouc prendra la route, la documentation sera l’une de ces choses que vous serez heureux d’avoir fait. Qu’un membre de l’équipe soit absent de manière inattendue ou que vous ne sachiez pas comment faire avancer une initiative inconnue, ces enregistrements seront une ressource indéniablement pratique.

Besoin d’aide pour convaincre votre équipe ? Voici selon les Huissier, expert en constat avant travaux et affichage permis a Lyon, quelques avantages clés que vous pouvez partager pour illustrer pourquoi la documentation devrait être une priorité à l’avenir.

Une seule source de vérité permet d’économiser du temps et de l’énergie

Selon les estimations, le travailleur intellectuel moyen passe environ deux heures et demie par jour à rechercher les informations dont il a besoin. Une documentation efficace rassemble toutes les informations indispensables sur une tâche, un projet ou une équipe (des connexions au compte aux instructions étape par étape) dans un endroit centralisé et organisé. Plus besoin de fouiller dans les e-mails ou les fichiers téléchargés pour obtenir les dernières informations.

Lorsque vous confiez une tâche, planifiez un nouveau projet ou avez besoin qu’un autre membre de l’équipe intervienne sur quelque chose, la documentation signifie que vous êtes en mesure de faire tourner les engrenages sans passer des heures à essayer de retrouver les détails, les informations d’identification, directions, et plus encore.

Écrire vos processus est utile pour repérer les goulots d’étranglement et les flux de travail gonflés, afin que vous puissiez rationaliser davantage la façon dont votre équipe travaille.

La documentation est essentielle au contrôle de la qualité et des processus

Il existe plusieurs façons de faire avancer les choses et vous souhaitez donner à votre équipe la flexibilité nécessaire pour aborder son travail de la manière qui lui convient le mieux.

Mais, en même temps, vous voulez garantir des résultats cohérents, en particulier lorsqu’il s’agit de choses que vous produisez régulièrement. Il doit y avoir un certain niveau de cohésion pour que vous n’ayez pas l’air bâclé ou mal informé.

La documentation encourage le partage des connaissances, ce qui permet à votre équipe de comprendre le fonctionnement des processus et à quoi ressemblent généralement les projets terminés.

Avec ces ressources en main, les membres de votre équipe n’ont pas besoin de lire dans les pensées pour maintenir la cohérence des projets répétés comme ce rapport mensuel ou cette présentation trimestrielle. Ils ont encore une marge de manœuvre pour faire preuve de créativité tout en confirmant qu’ils cochent toutes les cases indispensables.

La documentation réduit le travail redondant

Combien de fois avez-vous commencé un nouveau projet pour découvrir qu’il avait déjà été fait auparavant ? Les entreprises qui utilisent la documentation pour répertorier les projets passés, collecter les recherches et partager les décisions bénéficient en réduisant les reprises qui font perdre un temps précieux que vous pourriez utiliser ailleurs.

Pourquoi réinventer la roue alors que vous pouvez simplement vous appuyer sur le travail qui a déjà été fait ? Avec la documentation en place, vous pouvez vous référer au travail passé et en tirer des leçons, au lieu de tout recommencer avec les mêmes résultats.

Cela facilite grandement l’embauche et l’intégration

Il est difficile d’imaginer que quelqu’un parte, mais la réalité des affaires est que votre équipe ne restera pas la même pour toujours. Les gens prendront la route et vous amènerez de nouvelles personnes dans le giron.

Lorsque vous accueillez de nouveaux membres d’équipe, cette période d’intégration peut être intimidante, à la fois pour votre équipe existante et pour ce nouvel employé. Et, malheureusement, Gallup a constaté que seuls 12 % des employés sont tout à fait d’accord pour dire que leur organisation fait un excellent travail d’intégration de nouveaux travailleurs.

Vous voulez éduquer et habiliter les membres de l’équipe à faire de leur mieux, plutôt que de leur donner l’impression d’être jetés aux loups.

Si vous accordez la priorité à la documentation, ils disposeront de toutes sortes de guides, d’instructions et de notes utiles auxquels ils pourront se référer au fur et à mesure qu’ils se familiariseront avec leurs nouveaux rôles. De plus, ils peuvent utiliser ces ressources pour répondre à leurs questions et commencer à comprendre les choses de manière indépendante, plutôt que de se sentir obligés d’envoyer un ping à quelqu’un de votre équipe à chaque question ou point de blocage.

Une seule source de vérité rend tout le monde plus intelligent

Au travail, nous avons tendance à traiter nos connaissances comme une monnaie d’échange. Si nous sommes la personne qui a toutes les réponses, cela nous procure un sentiment de sécurité, comme si nous étions la personne la plus irremplaçable de notre équipe. Nous partons du principe que le partage de notre expertise nous rendra moins précieux.

C’est pourquoi il n’est pas surprenant qu’une enquête ait révélé que 60 % des employés ont eu du mal à faire partager à leurs collègues des informations vitales pour leur travail.

La documentation augmente les connaissances collectives de tous ceux avec qui vous travaillez. Lorsqu’il deviendra la norme au sein de votre équipe de partager des informations, vous bénéficierez d’une transparence accrue et d’une culture plus collaborative et stratégique. Vous prendrez des décisions plus intelligentes car les informations essentielles ne seront pas enfermées sur le disque dur d’une seule personne – ou pire encore – sur sa tête.

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